SharePoint is een tool voor eindgebruikers. Ze zullen weerstand bieden voor alles wat nieuw is. Jouw doel zal zijn om hen vanaf dag 1 hiervoor te motiveren.
Helaas is hiervoor geen standaardrecept, dit is helemaal afhankelijk van de aard van het project.
Echter, er moet wel een business issue zijn die je probeert op te lossen met SharePoint en dat is dan ook het uitgangspunt. Probeer te achterhalen hoe het oplossen van de business issue ook mogelijk de problemen van de eindgebruikers kan oplossen.
Is SharePoint nu echt zo gebruiksvriendelijk als men beweert? De praktijk toont anders.
Enkele tips om SharePoint acceptabel te maken voor eindgebruikers:
-
Flexibel omgaan met gebruikerswensen in vroege stadia: Door de eindgebruikers alvast te laten stoeien met een demo omgeving, kun je heel wat feedback ontvangen.
-
Silver-bullet syndrome: SharePoint is een leuke tool, maar het is geen wondermiddel. Probeer zo goed mogelijk de business problemen te identificeren en dan een passende oplossing hiervoor te vinden. Misschien is SharePoint wel niet de ideale tool, of kan het op de ouderwetse manier ook goed.
-
Laat het logo naar de homepagina linken: veel gebruikers verwachten op de homepagina te landen indien zij op het logo klikken.
-
Zorg ervoor dat gebruikers van de mysite terug kunnen naar de portal: helaas zit er in de MySite geen link terug naar de homepagina van je intranet. Dit kun je oplossen door een feature hiervoor te ontwikkelen (complex)
-
Web parts filteren voor eindgebruikers: indien men een web part op een pagina wil plaatsen dan is er keuze uit ruim zestig web parts. Voor de digibeten is dit too much. Filter de web parts voor de veschillende gebruikersgroepen
-
Zorg ervoor dat er shortcuts zijn in de navigatie, zodat eindgebruikers niet via de View all site content link hoeven te surven: een handige manier om een document library of lijst aan te maken is door in de navigatiebalk (quick launch) de url op te nemen naar de actiepagina die deze actie uitvoert. Dit vonden de eindgebruikers ideaal.
-
Customize de navigatiebalk aan zodanig dat het logischer is ingedeeld (sharepoint genereert automatisch het menu die soms niet logisch is voor de eindgebruikers)
-
Gebruik de table of contents webpart om geen blanco pagina’s te krijgen op lege top-level sites
-
Gebruik uniforme stijl van templates: maar ook voor de pagina indelingen, zodat mensen kunnen verwachten waar bepaalde informatie staat (bv een zoekfunctie / contactinformatie in de rechterbovenhoek van iedere startpagina van een site)
-
Activeer de zoekstatistieken: welke pagina’s worden het drukst bezocht en waarom? Zijn bepaalde links niet duidelijk?
-
Doe aan korte (informele) usability tests: om te kijken of bepaalde actieknoppen of belangrijke informatie makkelijk/moeilijk gevonden worden
-
Target informatie voor specifieke doelgroepen: soms wil je dat bepaalde informatie alleen voor een specifieke groep te zien is, dit kun je doen door webparts of documenten/mappen op doelgroep te targeten.
Hierbij nog een aantal algemene usability tips:
- minimaliseer het aantal opties
- wees met name bij Microsoft Infopath formulieren error-proof en geeft heldere foutmeldingen
- verberg implementatie details
- houd een aantal usability richtlijnen in het vizier
- houdt het mentale model van de auteur in je achterhoofd
- weet dat er regelmatige en de onregelmatige redacteuren zijn – ook voor de laatste groep moet het weinig tijd kosten om de bediening te snappen
- maak efficiente gebruikersinterfaces
- biedt contextueel hulp en instructies aan
- minimale training vergen
- zelf voldoening ondersteunen (support self-sufficiency)