SharePoint 2007 wordt niet Out of the box gebruikt

Veel klanten hebben SharePoint in huis, of zijn van plan SharePoint te implementeren. Vaak wordt SharePoint aangeschaft zonder het product ‘hands on’ te leren kennen door middel van een pilot project of training. Keuze voor implementatie  wordt veelal gemaakt op basis van mondelinge informatie of enkele presentaties over het platform.

In het implementatie traject hanteert men zoals gebruikelijk  specificaties n.a.v. de business requirements, men verwacht dat SharePoint de meeste requirements ‘Out of the Box’ kan vervullen. Vaak blijkt SharePoint dan net niet te kunnen leveren wat de klant voor ogen heeft. Bij de meeste implementaties wordt SharePoint dan ook direct aangepast om aan de wensen van de klant te voldoen.

Maatwerk en ‘Out of the Box’
Alhoewel het toepassen van maatwerk componenten goed gefaciliteerd wordt door het SharePoint platform, is het vaak zo dat de ‘Out of the Box’ functionaliteit niet optimaal gebruikt wordt en zelfs soms niet bekend is bij bedrijf en/ of leverancier. Soms komt het zelfs voor dat specifieke componenten ontwikkeld worden, terwijl een standaard ‘Out of the Box’ component in dezelfde functionaliteit kan voorzien.

Mogelijkheden voor de klant
Veel ‘Out of the Box’ functionaliteit van het platform wordt in eerste instantie niet benut, zeker bij de Enterprise variant van MOSS 2007 (bijvoorbeeld inzetten van Excel en Forms server). Men benut de functionaliteiten niet omdat men de mogelijkheden niet volledig kent of niet weet hoe deze mogelijkheden aan te wenden (configuratie).

SharePoint biedt OOB heel veel mogelijkheden, denk hierbij o.a. aan:

• custom lijsten – je kunt deze filteren, sorteren, groeperen en zelfs koppelen aan andere lijsten of libraries
• themes en templates – er zijn standaard een aantal themes en templates die je met minimale aanpassingen kunt omtoveren tot het gewenste resultaat
• search box en search binnen subsites/libraries/lijsten – dit is een krachtige manier om snel en effectief te zoeken naar een document
• content editor webpart – dit is niets anders dan een tekstvak waar je tekst met plaatje, flash, etc in kwijt kunt, maar in de HTML source kun je gewoon HTML-code kwakken (genoeg mogelijkheden dus)
• content query webpart – ook dit is een geweldige uitvinding, je kunt echt verschillende soorten informatie van verschillende sites, pagina’s, libraries en lijsten ophalen

Probeer zo min mogelijk maatwerk te leveren binnen SharePoint. Probeer desnoods een interaction designer met SharePoint ervaring (iemand als mij :-)) te betrekken. Die kan door simpele creatieve truukjes manieren bedenken om tot een oplossing te komen zonder custom te developen.

Functionele SharePoint consultants proberen zoveel mogelijk het maximale uit SharePoint te halen zodat er niet custom ontwikkeld hoeft te worden. Je zou eerst een beroep op deze consultants moeten doen alvorens een developer te betrekken. Die wil namelijk alles custom developen 🙂 (anders beleeft deze geen plezier in zijn/haar werk).

Wat zijn de voordelen van SharePoint OOB gebruiken:

• Lage kosten omdat 80% van de job OOB wordt gedaan (minder development, minder testen, minder support, etc)
• Kortere oplevertijd ( omdat minder wordt gedeveloped)
• Minder kans op fouten ( omdat minder wordt gedeveloped)