Situatie

De gemeente gebruikte verschillende tools om projecten te managen. Enkele afdelingen gebruikten SharePoint 2010. Dit werd helaas niet goed/helemaal niet benut, doordat het gebruiksgemak te wensen overliet.

Vraag: hoe kunnen we ervoor zorgen dat iedereen binnen de gemeente weet welke projecten er lopen en wat de status is van een project?

Hypothese: door een centrale projectenportfolio omgeving te creëren, zou iedereen binnen de organisatie op een uniforme manier projecten starten en beheren. Daarnaast wordt hierbij voorkomen dat gevoelige informatie ongecontroleerd wordt verspreid via diverse kanalen (usb, e-mail, third-party tools, etc.).

Aanpak

Op basis van de analyse en het functioneel ontwerp verricht door de leverancier van Gemeente Venlo, heb ik o.a. de volgende activiteiten verricht:

1. Interviews
2. Wireframing (en testing met projectmanagers vanuit verschillende afdelingen)
3. Visual Design
4. Clickable Prototype (Invision)
5. Usability testing

Resultaat

De gemeente was enthousiast over het gebruiksgemak en de “look-and-feel” van het nieuwe projectmanagement systeem.